Что лучше бумажные или электронные документы

При выборе между бумажными и электронными документами необходимо учитывать их преимущества и недостатки. В данной статье мы рассмотрим оба формата и определим, какой из них лучше выбрать в различных ситуациях.

1. Преимущества бумажных документов
2. Преимущества электронных документов
3. Недостатки электронных документов
4. Заверение бумажной копии электронного документа
5. Как выбрать между бумажными и электронными документами
6. Полезные советы
7. Выводы

Преимущества бумажных документов

1. Визуальное восприятие. Психологи рекомендуют изучать бумаги исключительно в распечатанном виде, так как это способствует лучшему запоминанию информации.
2. Удобство работы с документами. На бумаге удобнее делать пометки и замечания, исправлять ошибки.
3. Простота уничтожения. Бумажный документ проще уничтожить, чем электронный.

Преимущества электронных документов

1. Упрощение поиска и структурирования информации. Использование ссылок позволяет найти не только один документ, но и другие, связанные с ним тематически или по формальным признакам.
2. Экономия места. Электронные документы хранятся на серверах, занимающих меньше места.
3. Доступность из любой точки мира. Если пользователь работает в системе ЭДО, компания-оператор сохранит файлы на своих серверах, и получить доступ к ним можно из любой точки мира.

Недостатки электронных документов

1. Необходимость формирования документов в разных форматах. Если у партнера нет ЭДО, то нужно будет формировать документы и в электронном, и в бумажном формате.
2. Необходимость вложений. Переход на ЭДО требует вложений: придется подключить специальное ПО, а также потратить время и финансы на обучение работников.

Заверение бумажной копии электронного документа

Бумажную распечатку электронного документа с ЭЦП нужно заверить так же, как любые другие копии. Это следует из п. 5.23 ГОСТ.

Как выбрать между бумажными и электронными документами

При выборе между бумажными и электронными документами необходимо учитывать конкретную ситуацию. Если важно запомнить информацию, то лучше использовать бумажные документы. Если же нужно быстро и удобно обрабатывать информацию, то лучше выбрать электронные документы.

Полезные советы

1. Если вы работаете с бумажными документами, то не забывайте делать пометки и замечания, чтобы лучше запомнить информацию.
2. Если вы переходите на электронный документооборот, то не забывайте об обучении своих сотрудников и вложениях в ПО.
3. Если вы используете электронные документы, то не забывайте сохранять их на надежных серверах и регулярно делать резервные копии.

Выводы

Бумажные и электронные документы имеют свои преимущества и недостатки. При выборе между ними необходимо учитывать конкретную ситуацию и выбирать тот формат, который лучше всего подходит для решения поставленных задач.