Что такое формализованный документ

Формализованный документ — это электронный документ, созданный в соответствии с определенным форматом, утвержденным ФНС или разработанным участниками ЭДО. Он представляет собой файл с расширением xml и используется для обмена информацией между организациями. К формализованным документам относятся, например, счет-фактура (СФ) и универсальный передаточный документ (УПД).

Основное отличие формализованных документов от неформализованных заключается в том, что формализованные документы строго соответствуют требованиям ФНС, в то время как неформализованные могут быть в любых форматах. К неформализованным документам относятся ценовой лист, счет, акт приема-передачи прав на использование ПО, акт сверки взаиморасчетов и др. Однако, если неформализованный документ заверен КЭП, он юридически значим и его не нужно распечатывать и подписывать собственноручно.

Для того чтобы неформализованный документ имел юридическую значимость, необходимо, чтобы он был заверен электронной подписью. Формализованные документы уже содержат в себе все необходимые данные и не требуют дополнительной подписи.

Чтобы использовать формализованные документы, необходимо иметь специальное программное обеспечение, которое позволяет их создавать и обрабатывать. Кроме того, формализованные документы могут быть переданы только между организациями, которые используют одинаковый формат.

Для того чтобы использовать неформализованные документы, необходимо иметь программное обеспечение, которое позволяет их создавать и обрабатывать, а также электронную подпись. Неформализованные документы могут быть переданы между организациями в любом формате.

Выводы:

• Формализованные документы — это электронные документы, созданные в соответствии с определенным форматом, утвержденным ФНС или разработанным участниками ЭДО.
• К формализованным документам относятся, например, счет-фактура (СФ) и универсальный передаточный документ (УПД).
• Основное отличие формализованных документов от неформализованных заключается в том, что формализованные документы строго соответствуют требованиям ФНС, в то время как неформализованные могут быть в любых форматах.
• Для того чтобы неформализованный документ имел юридическую значимость, необходимо, чтобы он был заверен электронной подписью.
• Для использования формализованных документов необходимо иметь специальное программное обеспечение, которое позволяет их создавать и обрабатывать.
• Для использования неформализованных документов необходимо иметь программное обеспечение, которое позволяет их создавать и обрабатывать, а также электронную подпись.
• Формализованные документы могут быть переданы только между организациями, которые используют одинаковый формат.
• Неформализованные документы могут быть переданы между организациями в любом формате.

Советы:

• Если вы хотите использовать формализованные документы, убедитесь, что у вас есть необходимое программное обеспечение и что организация, с которой вы собираетесь обмениваться документами, использует тот же формат.
• Если вы используете неформализованные документы, не забудьте заверить их электронной подписью, чтобы они имели юридическую значимость.
• Если вы не уверены, какой тип документа вам нужен, обратитесь к специалистам, которые могут помочь вам выбрать правильный формат для вашей организации.
• Старайтесь использовать формализованные документы там, где это возможно, чтобы уменьшить вероятность ошибок и ускорить процесс обмена информацией.